شکل۲-۱- چهار حوزه­ مورد پشتیبانی توسط مدیریت فرایند کسب­وکار [۲۶]
۲-۲-۲ هدف مدیریت فرایند کسب­وکار
مدیریت فرایند کسب­وکار یک فن­آوری نوظهور است که هدفش ارائه­ راه­ حل­های نرم افزاری برای دستیابی به خودکار­سازی و استاندارد کردن فرآیندها می­باشد. مدیریت فرایند کسب­وکار به دلیل قابلیتی که در کاهش عمده­ی فاصله بین اهداف راهبردی کسب­وکار شرکت، و پیاده­سازی راه­ حل­های نرم ­افزاری دارد با تولید و به کاراندازی سنتی نرم­افزار در سازمان­های بزرگ متفاوت است [۲۰]. هدف مدیریت فرایند کسب­وکار، مدیریت فرآیندها در سازمان و ارائه­ ابزاری برای بهبود فرآیندها در گذشت زمان می­باشد. فرآیندهای بهتر، کاهش هزینه و افزایش درآمد در سازمان، ایجاد انگیزه در کارمندان و رضایت بیشتر در مشتریان را باعث می­ شود که هدف نهایی مدیریت فرایند کسب­وکار، به عنوان یک رویکرد در سازمان­ها است. BPM یک تلاش گروهی بین واحدهای کسب­وکار و دنیای فن­آوری اطلاعات است و این تلاش الگوی جدیدی از فرآیندهای کسب­وکار را به وجود می ­آورد [۲۷].

۲-۲-۳ روند تکامل سیستم­های مدیریت فرایند کسب وکار [۱۱]:
تاکنون، چهار نسل از سیستم­های اطلاعاتی به وجود آمده­اند :
نسل اول: نرم­افزارهای منفرد
نرم­افزارهای تک کاربره و منفرد، مدت زمان زیادی جهت پشتیبانی از فرآیندهای سازمانی شرکت­ها به کار گرفته شده ­اند. تا حدود سال ۱۹۹۰ پشتیبانی از فرآیندهای کاری به طور معمول توسط این برنامه ­های کاربردی انجام می­شد، به طوری­که امروزه از آن­ها به­عنوان نرم­افزارهای سنتی و قدیمی یاد می­ شود؛ اما، این نرم افزارها احتیاجات جدیدی از قبیل قابلیت انعطاف­پذیری و تغییر سریع و شفافیت را برآورده نمی­سازند .
نسل دوم: سیستم­­های برنامه­ ریزی منابع سازمان^[۱۰]
بعد از دهه ۱۹۹۰ بسته­های نرم­افزاری مانند: ERP oracle financials ,People soft ,SAP ، به عنوان نرم­افزارهای مدیریت فروش، معرفی شدند که می­توانند تعداد زیادی و یا حتی اکثر احتیاجات شرکت­ها را برآورده کنند. این سیستم­ها قرار بود قابل اطمینان و کارا، با قابلیت انعطاف، سریع و شفاف باشند. اما در عمل سیستم­هایERP، هیچ کدام از قابلیت ­های وضوح و قابلیت انعطاف سریع را برآورده نکردند؛ مضاف بر این­که به دلیل هزینه­ زیاد پیاده­سازی سیستم­های متفاوت نرم افزاریERP،عملکرد آن­ها را در مواجهه با فرآیندهای کاری متوقف شد.
نسل سوم: سیستم­های مدیریت گردش کار^[۱۱]
سیستم­های گردش کار یکی از راه­حل ­های دیگری است که تاکنون ارائه شده است. این سیستم­ها از فرآیندهای دفتری استاتیک پشتیبانی می­ کنند. این نرم افزار­ها قابلیت تغییر و به­روزرسانی سریعی دارند، اما محدودیت اصلی آن­ها عدم یکپارچه­سازی آن­ها است. همچنین پیاده­سازی آن بر مبنای جریان کار وابسته به کسب­وکاراست، که برای انجام آن به وجود آمده­اند و به­راحتی قابل به­ کارگیری در مورد مشتریان یا تأمین­کنندگان و شرکت­های تجاری دیگر نیستند.
نسل چهارم: سیستم­های مدیریت فرایند­های کسب­وکار
همه راه ­ها در حال منتهی شدن به سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی به عنوان هسته­ی سیستم­های سازمانی آینده هستند. هدف اصلی آن­ها هماهنگ کردن فرآیندها با کار دیگران است و شعار اصلی آن­ها این است که جزئی از سیستم یا افراد آن­ها باشیم. این سیستم­ها که از سال ۲۰۰۵ به بعد در حال فراگیر شدن هستند؛ اکثراً مبتنی بر تکنولوژی و پروتکل­های معماری سرویس­گرا هستند .دلیل استفاده از معماری سرویس­گرا قابلیت بالای انعطاف­پذیری و استفاده­ی مجدد این معماری است که در مباحث مدیریت فرآیندهای کاری مورد نیاز است.
۲-۲-۴ :
مستندسازی و تعریف فرآیندها: استانداردهایی مانند BPMNامکان مستندسازی فرآیندها را فراهم می­نماید. خودکار­سازی اجرای فرآیندها با BPM منجر به استفاده از تمام قوانین و منطق­های تجاری سازمان خواهد شد.
شناسایی فرصت­ها و بهبود فرآیندها: معیارهایی برای اندازه ­گیری هزینه­ فرآیندها و زمان اجرا فراهم می­ کند.
حذف فعالیت­های غیرضروری: در سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار به کمک مدل­سازی فرآیندها، سازمان­ها می­توانند فرصتی برای حذف کارهای غیرضروری داشته باشند.
کنترل کارایی فرآیندهای در حال اجرا: به کمک ابزارهای نظارتی موجود در سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار امکان نظارت وضعیت فرآیندها ممکن می­ شود، در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرآیندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن آن­ها برای کارآیی بیشتر می­ شود.
همکاری مشتری­ها و شرکا در فرآیندهای تجاری: امکان همکاری مشتریان و شرکا در خارج از سازمان فراهم می­ شود و برای فرآیندهایی که در خارج از محدوده­ سازمان قرار دارند؛ بسیار کاربردی خواهد بود.
کاهش منابع موردنیاز: سازمان­ها به افراد و منابع بسیاری جهت دستیابی به اهداف سازمانی نیاز دارند. مدیریت فرایند کسب­وکار می ­تواند تعداد منابع موردنیاز برای یک فرایند را کاهش دهد.
افزایش هماهنگی: هماهنگی بین بخش­های مختلف یک سازمان از بعد جغرافیایی را می ­تواند بهبود بخشد.
افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها: مدیریت فرایند کسب­وکار، با کاهش زمان اجرای فرآیندها و امکان اجرای موازی آن­ها سرعت کسب­وکار را بهبود می­بخشد.
چابکی سازمان: BPM، این امکان را برای سازمان­ها فراهم می­ کند که در صورت تغییر شرایط به­راحتی بتوانند تغییرات را در فرآیندها اعمال نمایند. به این ترتیب، به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک می­نماید.
افزایش رضایت­مندی مشتری: با کاهش زمان اجرا و اطیمنان از درستی فرآیندها باعث می­ شود که مشتریان سریع­تر و آسان­تر به نیازمندی­های خود دست یابند.
افزایش بهره­وری فرآیندها: مدیریت فرایند کسب­وکار منجر به افزایش کارایی با صرف منابع کمتر می­­شود.
سرعت در بازار: هنگامی که یک ایده یا محصول جدید وارد بازار می­ شود، مدیریت فرایند کسب­وکار عاملی است که می ­تواند سازمان را به سمت رهبر بودن سوق دهد.
دستیابی به انطباق: مواجه شدن با پیچیدگی­ها و قوانین، می ­تواند بسیار پر­هزینه و وقت­گیر باشد. با بهره گرفتن از مدیریت فرایند کسب­وکار می­توان این هزینه­ها را تحت کنترل نگه داشت.
تسریع نوآوری: سازمان­ها به محیط کسب­وکاری نیاز دارند که نه­تنها تشویق به نوآوری در آن انجام می­ شود، بلکه نوآوری بخش طبیعی از عملیات روزانه سازمان است.
۲-۲-۵- مزایای دیگر مدیریت فرایند کسب­وکار:
از دیگر مزایای مدیریت فرایند کسب­وکار در سازمان می توان به موارد زیر اشاره کرد]۲۷:[
نظارت بهتر بر عملیات کسب­وکار
بازگشت سریع سرمایه
دستیابی به بازار جهانی
امکان شناسایی و اصلاح فرآیندها
بهبود فرآیندهای ارتباطی
باز خورد سریع
شناسایی گلوگاه­ها
بهبود مداوم
تسهیل تغییرات و هماهنگی با شرایط جدید
ایجاد مبانی تعریف سیاست­گذاری
یکپارچه­سازی فرآیندها و خدمات
تهیه گزارش­ها و تحلیل اجرایی و مدیریتی
افزایش رضایت مشتری
اولویت­دهی مؤثر
سرعت بخشیدن به تصمیم ­گیری
توسعه فن­آوری و تکنولوژی
بلوغ سازمان
۲-۲-۶ موانع پیاده­سازی مدیریت فرایند کسب­وکار در سازمان­ها ]۲۷[:
تغییر فرهنگ سازمان،
عدم آشنایی با مشکلات مربوط به طراحی فرآیندها،
عدم استفاده از نظرات کاربران سیستم به هنگام انتخاب نرم­افزار،